Cách in địa chỉ trên phong bì bằng máy in

Bất chấp sự phát triển của công nghệ hiện đại và sự sẵn có của các dịch vụ e-mail, việc gửi thư giấy thường xuyên vẫn có nhu cầu. Hơn nữa, có những bức thư chỉ có thể được gửi dưới dạng giấy. Ví dụ: gửi tài liệu. Có thể kết hợp hai công nghệ này và điền thông tin cần thiết bằng máy tính. Điều này có thể được thực hiện bằng chương trình Microsoft Word tiêu chuẩn và các tiện ích khác.

Đặt tùy chọn in địa chỉ trên phong bì

Nếu bạn cần tạo một dòng chữ trên phong bì, bạn cần thực hiện các cài đặt cần thiết cho việc này trước khi bắt đầu công việc. Khi chúng đã được hoàn thành và tất cả dữ liệu đã được nhập, dự án có thể được lưu và sử dụng trong tương lai nếu cần.

CHÚ Ý! Sử dụng Microsoft Word để in địa chỉ trên phong bì là một lựa chọn tốt hơn. Điều này là do chương trình có một số lượng lớn các tính năng bổ sung khác nhau mà các chương trình chuyên biệt khác không có.

Để thực hiện các cài đặt cần thiết, bạn phải:

1. Khởi chạy Microsoft Word. Nếu nó chưa được cài đặt, trước tiên bạn nên tải xuống từ trang web chính thức của công ty phát triển và cài đặt nó trên máy tính của bạn.
2. Tiếp theo, bạn cần tìm tab “Mailouts” và đi tới nó.
3. Chọn “Tạo” và nhấp vào “Phong bì”.
4. Trong cửa sổ xuất hiện, hãy chuyển đến “Tùy chọn” rồi chuyển đến “Tùy chọn phong bì”.
5. Trong các trường có chỉ định kích thước, bạn phải chỉ ra giá trị bắt buộc. Nếu không có kích thước phù hợp trong số những kích thước mà chương trình cung cấp thì bạn cần chọn mục “Kích thước tùy chỉnh”. Trong cửa sổ mở ra, nhập giá trị chiều rộng và chiều cao vào các trường thích hợp.

Sau khi hoàn thành các bước này, bạn sẽ cần định cấu hình cài đặt in của mình. Để làm điều này bạn cần:

• đặt phong bì vào khay máy in;
• khởi chạy “Cài đặt in”;
• từ các tùy chọn do chương trình cung cấp, hãy chọn tùy chọn tương ứng với vị trí của phong bì trong khay máy in;
• để kiểm tra tính chính xác của các tham số đã nhập, bạn nên in mẫu thử có địa chỉ ngẫu nhiên;
• Nếu quá trình in bị lỗi, bạn nên quay lại cài đặt và điều chỉnh các thông số in đã chỉ định - việc này phải được thực hiện cho đến khi nhận được tùy chọn cần thiết.

Cách tạo và in địa chỉ trên phong bì bằng máy in

Sau khi đã thực hiện và lưu lại tất cả các thông số in cần thiết, bạn cần ghi chính xác thông tin người gửi và người nhận lên phong bì.

CHÚ Ý! Chúng ta không nên quên rằng phong bì có hai trường để nhập dữ liệu. Đầu tiên là địa chỉ và tên đầy đủ của người gửi, thứ hai là dữ liệu của người nhận. Cả hai giá trị này đều phải được điền vào.

Để nhập thông tin về người gửi và người nhận, bạn phải hoàn thành các bước sau:

• mở Microsoft Word;
• chuyển đến tab “Tệp”;
• trong cửa sổ xuất hiện, hãy chuyển đến “Tùy chọn” và chọn “Nâng cao”;
• tìm trường “Địa chỉ thư”, đi đến “Chung” trong đó và nhập thông tin người nhận và người gửi;
• sau đó bạn cần lưu dữ liệu đã nhập bằng cách nhấp vào nút “Ok”.

CHÚ Ý! Microsoft Word ghi nhớ tất cả dữ liệu được nhập vào sổ địa chỉ. Nhờ đó, bạn sẽ không cần phải nhập lại các giá trị này vào lần sau.

Khi điền dữ liệu, có một số sắc thái cần xem xét:

1. Nếu bức thư chỉ được gửi trong lãnh thổ Nga thì tất cả các địa chỉ phải có bố cục bằng tiếng Nga.
2. Khi gửi thư ra nước ngoài, nên in riêng dữ liệu rồi dán lên phong bì. Trong trường hợp này, tất cả các địa chỉ phải được sao chép bổ sung sang tiếng Nga. Điều này sẽ tránh được những sai sót mà nhân viên bưu điện có thể mắc phải khi đọc địa chỉ.

Nếu tất cả các bước thiết lập được hoàn thành chính xác và dữ liệu được nhập chính xác thì việc in ấn sẽ không gây ra nhiều rắc rối.